Descubrir un error de nómina antes de que lo haga el SAT o el IMSS es la diferencia entre una corrección contable sencilla y un crédito fiscal con multas de hasta el 100%. A través de nuestro servicio de maquila de nomina, realizamos auditorías preventivas forenses y diagnósticos de control interno que blindan a las organizaciones frente a revisiones oficiales y contingencias laborales.
Cuantificamos el riesgo económico oculto de su plantilla en ejercicios abiertos y entregamos planes de remediación paso a paso avalados por fiscalistas certificados.
1. Qué es una auditoría preventiva de nómina y cómo evita contingencias económicas graves
Una auditoría preventiva de nómina es una evaluación técnica e independiente que somete a prueba la integridad de los cálculos de sueldos, retenciones fiscales de ISR, cuotas obrero-patronales del IMSS y aportaciones de vivienda de ejercicios fiscales no prescritos. Su objetivo no es sancionar, sino detectar a tiempo omisiones, discrepancias y pagos duplicados.
Dentro de nuestra división de cumplimiento laboral y auditoría de nómina, esta práctica actúa como una vacuna contra auditorías agresivas, permitiendo la autocorrección voluntaria con importantes beneficios fiscales.
2. Alcance del diagnóstico: revisión de cálculos, retenciones fiscales y aportaciones sociales
Nuestra metodología abarca un análisis tridimensional exhaustivo:
- Esfera Fiscal (LISR): Aplicación de tarifas del Artículo 96, subsidio para el empleo efectivamente pagado, ajuste anual de ISR y límites de ingresos exentos (aguinaldo, prima vacacional y PTU).
- Esfera de Seguridad Social (LSS e INFONAVIT): Correcta integración del Salario Base de Cotización conforme al Artículo 27 LSS, amortización de créditos de vivienda y días cotizados reales.
- Esfera Laboral (LFT): Cumplimiento de topes de jornada máxima, pago de horas extraordinarias, días de descanso obligatorio y convenios de finiquito ratificados.
3. Análisis de discrepancias entre el visor de nómina del SAT y los registros contables
El Visor de Nómina del SAT es la herramienta con la que la autoridad tributaria coteja de forma automatizada los CFDIs 4.0 timbrados contra las declaraciones mensuales de retenciones. Si un comprobante fue timbrado con una clave de deducción o percepción errónea, el SAT detecta una aparente diferencia y emite cartas invitación de cobro.
Descargamos y conciliamos la totalidad de los XMLs timbrados en el ejercicio, identificando recibos duplicados, cancelaciones no procesadas o importes mal clasificados para su sustitución controlada.
4. Verificación de la correcta integración del Salario Base de Cotización (SBC) ante el IMSS
La omisión de conceptos integrables en el SBC es la causa número uno de créditos fiscales del Seguro Social. Conceptos como premios por puntualidad o asistencia que exceden el 10% del salario base, vales de despensa en efectivo o bonos de desempeño no reportados generan diferencias retroactivas acumuladas.
Auditamos el factor de integración empleado a empleado, asegurando que las exclusiones del Artículo 27 LSS cuenten con el debido soporte documental y contractual.
5. Auditoría de expedientes de personal: cotejo de contratos, recibos firmados y constancias fiscales
Ante una demanda laboral o inspección de la STPS, la carga probatoria recae enteramente en el patrón (Artículo 784 LFT). Si la empresa carece del contrato firmado, los comprobantes de pago de vacaciones o la constancia de entrega del recibo CFDI, se asume por ley la veracidad de lo alegado por el trabajador.
Revisamos una muestra estadística o la totalidad de los expedientes de personal, integrando listas de verificación con la documentación faltante para su inmediata subsanación bajo el servicio de cumplimiento y auditoría de nómina.
6. Evaluación de la deducción de previsión social y cumplimiento de los requisitos de deducibilidad
Los gastos de previsión social están sujetos a reglas estrictas de deducibilidad para el ISR: deben otorgarse de forma general a los colaboradores y su deducción está limitada al 47% o 53% conforme al Artículo 28 fracción XXX de la LISR.
Evaluamos si los reglamentos internos, contratos de monederos electrónicos y actas corporativas cumplen con los criterios jurisprudenciales para salvaguardar la deducibilidad de estos cuantiosos montos erogados.
7. Detección de duplicidades en dispersiones bancarias y pagos a empleados inexistentes (nómina fantasma)
El fraude ocupacional interno es una realidad latente en empresas medianas y grandes. A través de pruebas forenses de cruce de datos, cotejamos las cuentas CLABE bancarias destino contra los RFCs de los trabajadores, detectando cuentas bancarias duplicadas, pagos continuados a empleados dados de baja o comisiones sin soporte.
Nuestros reportes de auditoría blindan a la dirección general contra fugas internas de efectivo no autorizadas.
8. Revisión de esquemas de pago de horas extras, descansos y primas dominicales según LFT
El cálculo de horas extraordinarias se rige por los Artículos 66 al 68 de la LFT: las primeras 9 horas a la semana se pagan al doble (con exención parcial de ISR del 50% hasta 5 UMAs semanales) y las excedentes se pagan al triple (100% gravadas para ISR e integrables al SBC si son habituales).
Auditamos que la nómina aplique exactamente estos límites legales, evitando contingencias por exenciones fiscales indebidas en revisiones del SAT.
9. Cuantificación de contingencias fiscales y laborales con matriz de impacto económico
Al concluir la revisión analítica, no solo entregamos una lista de hallazgos teóricos: cuantificamos en pesos y centavos el impacto financiero potencial de cada inconsistencia detectada, calculando el monto histórico omitido, la actualización por Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC), los recargos acumulados y las multas probables.
Esto permite al consejo de administración dimensionar con exactitud el nivel de exposición de la compañía.
10. Plan de remediación: ruta paso a paso para corregir errores del ejercicio actual y ejercicios anteriores
Establecemos una estrategia de saneamiento integral priorizada por urgencia y materialidad: sustitución de CFDIs con error mediante tipo de relación 04, timbrado extemporáneo de recibos omitidos, presentación de declaraciones complementarias de retención y ajustes contables.
Acompañamos a su departamento de finanzas durante toda la ejecución del plan correctivo, garantizando la total regularización de la nómina.
11. Acompañamiento en procesos de autocorrección ante subdelegaciones del IMSS y SAT
Si la auditoría revela diferencias relevantes en cuotas de seguridad social, tramitamos el procedimiento de Autocorrección Patronal voluntaria ante la subdelegación competente del IMSS.
Este mecanismo cancela visitas de auditoría en curso y permite la regularización de las cuotas sin multas por omisión, fortaleciendo la auditoría y cumplimiento de proyectos de nómina.
12. Dictamen final de control interno y emisión de recomendaciones preventivas permanentes
El entregable cumbre del servicio es el Dictamen de Auditoría Preventiva de Nómina, firmado por nuestros especialistas certificados. Incluye las conclusiones formales de la revisión, la certificación del estado de cumplimiento y un manual de mejores prácticas para los procesos futuros.
Descubra también nuestra división especializada en cumplimiento REPSE y contratos laborales.
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